Política de Privacidad

En EntraFactura nos tomamos en serio la protección de tus datos personales. Esta Política de Privacidad describe qué información recolectamos, con qué finalidad la tratamos, con quién la compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos como titular, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas aplicables en materia de protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

2. Datos personales que recolectamos

Para prestar el servicio podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico y contraseña (almacenada de forma cifrada).
• Datos de la organización: nombre de la empresa y NIT, cuando decides ingresarlos.
• Datos de facturas: proveedor, NIT del proveedor, fechas de emisión y vencimiento, subtotal, IVA, total, descripción y el archivo de la factura que subes o que se obtiene desde tus correos.
• Cuentas de correo conectadas: al vincular Gmail u Outlook, accedemos a los correos y adjuntos necesarios para identificar facturas. No accedemos a contenidos ajenos a esta finalidad.
• Datos de uso y técnicos: registros de acceso, dirección IP y datos del dispositivo, con fines de seguridad y funcionamiento.

3. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar tu cuenta y el acceso al servicio.
• Procesar, extraer, organizar y respaldar tus facturas.
• Sincronizar facturas desde las cuentas de correo que conectes.
• Guardar copias de respaldo en servicios de almacenamiento en la nube que autorices.
• Enviarte alertas de vencimiento y notificaciones relacionadas con el servicio.
• Gestionar la suscripción, los pagos y la facturación del servicio.
• Prestar soporte, atender solicitudes y mejorar el producto.
• Cumplir obligaciones legales y prevenir fraudes o usos indebidos.

4. Base legal y autorización

El tratamiento se realiza con base en la autorización previa, expresa e informada que otorgas al registrarte y aceptar esta política, así como en la ejecución del contrato de prestación del servicio y en el cumplimiento de obligaciones legales. Puedes revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal de conservar los datos.

5. Encargados y terceros

Para operar el servicio nos apoyamos en proveedores que pueden tratar datos por cuenta nuestra o como responsables independientes:

• Supabase — autenticación, base de datos y almacenamiento.
• Groq — procesamiento con inteligencia artificial para extraer datos de facturas.
• SendGrid — envío de correos y alertas.
• Google — almacenamiento en Google Drive y acceso a Gmail, cuando lo autorizas.
• Microsoft — acceso a Outlook y almacenamiento en OneDrive, cuando lo autorizas.
• Mercado Pago — procesamiento de pagos y suscripciones.
• Upstash — limitación de tasa y protección frente a abusos.
• Sentry — monitoreo de errores de la aplicación (configurado para no identificar al usuario).
• Vercel — alojamiento e infraestructura de la aplicación.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales. Solo los compartimos con estos proveedores en la medida necesaria para prestar el servicio o cuando la ley lo exija.

6. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores se encuentran fuera de Colombia. Al aceptar esta política autorizas la transferencia y transmisión internacional de tus datos a dichos proveedores, los cuales adoptan medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas conforme a los estándares aplicables.

7. Conservación de los datos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, atender obligaciones legales, contables o fiscales, y resolver posibles controversias. Cuando ya no sean necesarios, los eliminamos o anonimizamos de forma segura.

8. Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger tu información, entre ellas cifrado de credenciales y tokens de acceso, controles de acceso por organización (multi-tenant), políticas de seguridad a nivel de fila y limitación de tasa en los endpoints sensibles. Ningún sistema es completamente infalible, por lo que te recomendamos mantener seguras tus credenciales.

9. Tus derechos como titular

Conforme a la ley, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando sea procedente.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Puedes ejercer estos derechos escribiendo a soporte@entrafactura.com. Atenderemos tu solicitud en los términos y plazos previstos por la ley.

10. Cookies

Utilizamos cookies y tecnologías similares estrictamente necesarias para la autenticación, la seguridad y el funcionamiento del servicio. Puedes configurar tu navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque esto podría afectar el funcionamiento de algunas funciones.

11. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y personas mayores de edad. No recolectamos de forma consciente datos de menores de edad. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin autorización, procederemos a eliminarlos.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales u operativos. Cuando los cambios sean relevantes, te lo informaremos por los canales del servicio. La fecha de última actualización se indica al inicio de esta página.

13. Contacto

Para preguntas sobre esta política o el tratamiento de tus datos, escríbenos a soporte@entrafactura.com.